In afaceri, orice decizie de achizitie influenteaza direct profitabilitatea si avantajul competitiv al companiei. Ca ne referim la start‑up‑uri sau la organizatiile multinationale cu mii de angajati, toti cauta modalitati pentru a-si optimiza costurile operationale fara a face rabat de la calitate.
In aceasta discutie este indicat sa ne referim si la decizia de achizitie a diverselor obiecte de birotica si papetarie, mai cu seama despre plicurile port‑document ce asigura pastrarea integritatii contractelor, a facturilor, a pliantelor si altor materiale care circula zilnic intre departamente, parteneri si clienti.
Impactul comenzii minime asupra bugetului si planificarii
Fiecare furnizor de materiale promotionale sau de papetarie are propriile-i politici de pret si logistica. In general, comenzile de volum primesc discounturi progresive pe masura ce cantitatea creste.
Astfel, comanda minima reprezinta acel prag de cantitate la care pretul unitar incepe sa scada; de cele mai multe ori, pragul minim porneste de la cateva sute de unitati (200–500 plicuri) si poate ajunge la cateva mii, in functie de complexitatea personalizarii (tip de hartie, imprimeu, formate speciale).
Practic, pana cand nu atingi acest prag (de regula, exprimat in numar de unitati) vei plati pretul de lista fara nicio reducere. Daca un producator seteaza un prag minim de 500 de plicuri pentru a aplica un discount de 5 % fata de pretul standard de 1,20 lei/bucata, daca o companie plaseaza o cerere de doar 300 de plicuri va plati 1,20 lei/bucata × 300 = 360 lei. In cazul in care comanda depaseste 500 de bucati, costul devine (1,20 lei × 500) – 5 % = 570 lei in loc de 600 lei, ceea ce inseamna o economie de 30 lei doar din pragul minim atins.
Ce alti factori mai influenteaza pretul?
Odata depasit pragul minim, discounturile devin scalare, adica procentul de reducere creste proportional cu volumul. Pentru a ilustra putem vorbi de un al doilea prag, respectiv o comanda plicuri port-document de 1.000 de bucati, unde discountul urca la 10 %. Daca prima treapta (500 bucati) aduce 5 %, cea de‑a doua (1.000 bucati) aduce 10 %, iar alte trepte pot urca la 15 – 20 % pentru comenzi de 2.000 sau 5.000 de bucati.
Astfel, o companie cu un consum lunar de 800 de plicuri si-ar putea ajusta comanda la 1.000 pentru a beneficia de o reducere cu 2 puncte procentuale in plus, ceea ce pentru fiecare plic la 1,20 lei/ bucata inseamna o economie de 0,12 lei/unitate, deci 120 lei economisiti suplimentar la nivelul intregii comenzi.
Pe langa volumul brut, tipul de personalizare si materialul ales joaca un rol la fel de important in stabilirea comenzii minime. Sa luam doua ipoteze: plicuri simple, albe, fara imprimare, si plicuri premium, din carton laminat cu imprimeu color. In primul caz, datorita costurilor reduse de productie, furnizorul isi poate permite un prag minim de 200 de bucati pentru un discount modest de 3 %.
In schimb, pentru plicuri premium, cu procedeu de laminare si tipar offset pe doua culori, furnizorul poate cere un prag de 1.000 de bucati pentru a-si acoperi costurile fixe de instalare a matritelor de imprimare si schimb de cerneala. In acest caz, discountul ar putea incepe de la 8 % pentru 1.000 de bucati si sa ajunga la 15 % peste 3.000 de bucati.
Nu in ultimul rand, termenele de livrare si flexibilitatea in planificare pot modifica “pragul minim real” efectiv. Daca o firma cu consum anual de circa 6.000 de plicuri este dispusa sa astepte 14 zile pentru productie in loc de livrarea rapida in 3 zile lucratoare, furnizorul poate cobori pragul minim de la 1.000 la 800 de bucati pentru discountul de 10 %.
Cum isi negociaza companiile pragul minim de comenzi?
Primul pas in orice negociere privind pragul minim de comanda este analiza interna riguroasa privind cate plicuri port‑document se consuma lunar, la ce frecventa se plaseaza comenzi si ce stocuri maxime pot mentine fara sa-si blocheze lichiditatile.
Apoi, o negociere solida se bazeaza pe cunoasterea pietei: ce praguri de volum practica principalii furnizori, ce discounturi ofera concurentii directi si ce costuri aditionale percep pentru personalizare si livrare expres. Daca doua companii rivale iti propun comenzi minime de 500 respectiv 1.000 de bucati, cu reduceri de 7 % si 12 % poti folosi aceasta comparatie pentru a cere propuneri mai bune.
Daca furnizorul mentine un prag minim prea mare se poate propune un contract cadru pe termen mediu sau lung in care sa se cumuleze volumele lunare sau semestriale pentru a atinge (impreuna) pragurile de discount. In loc sa se plaseze un singur ordin de 1.000 de plicuri se poate merge pe un plan de achizitii lunare de 400 buc. timp de 3 luni (total 1.200 buc.), beneficiind astfel de discountul de 10 % pentru volume cumulate.
O negociere reusita nu se incheie odata cu semnarea comenzii, ci continua cu urmarirea livrarilor, a calitatii produselor si a respectarii termenilor. O relatie transparenta deschide usa unor revizuiri ulterioare ale pragului minim de comanda, in jos sau in sus, in functie de cresterea consumului sau de optimizarea proceselor.
